Članak

Kako upravljati udaljenim timom: Vaš vodič za virtualno vodstvo

Upravljanje timom je osobno dovoljno teško. Ali sada su se menadžeri širom svijeta suočili s novim područjem u kojem sve to rade na mreži.

Za neke je to privremeno. Ali za mnoge, daljinski timski rad ne ide nikamo u dogledno vrijeme. Čak i nakon što se prašina slegne i pandemija je iza nas, potreba za učinkovitim upravljanjem udaljenim timom i dalje će se nastaviti do neke mjere.



Rad s udaljenim timovima dolazi s puno klasičnih prepreka u životu menadžera. Ali predstavlja i neke prilično zanimljive nove.



A neke od ovih prepreka razdvojit će jednostavne voditelje timova od pravih vođa. Organizacija i smjernice važniji su nego ikad - ali isto tako i podrška, razumijevanje i izdržljivost.

Smatrajte ovaj članak svojim alatom za upravljanje udaljenim radnicima. Razmotrit ćemo neke od najvećih izazova s ​​kojima se suočavaju današnji 'virtualni vođe', kao i neke najbolje prakse i alate pomoću kojih možete prevladati te izazove i dovesti svoj tim do slave.



Krenimo na to.

Sadržaj posta

Nemojte čekati da to učini netko drugi. Zaposlite se i počnite pozivati ​​snimke.



Započnite besplatno

Izazovi upravljanja zaposlenicima na daljinu

izazovi upravljanja udaljenim zaposlenicima

što mislim na instagramu

Izvor

Prije nego što zaprljamo ruke rješenjima, pogledajmo bliže ključne izazove upravljanja udaljenim zaposlenicima: strukturu, komunikaciju, produktivnost i samopouzdanje.

1. Struktura

Mi smo bića navike. Od tog ranog jutarnjeg razdoblja do popodnevnog brifinga do sklupčanja na kauču nakon dugog dana, naše su rutine prilično dosljedne.

Ali sada, kad toliko puno ljudi radi od kuće, sve je to naopako. Kao da moraju naći potpuno novu rutinu , povrh novih stresova žongliranja osobnim i profesionalnim životom unutar istih zidova. Ne spominjati kućno školovanje .

Ubacite čitav niz novih virtualnih alata, komunikacijskih metoda i novog okruženja, i nije čudo što upravljanje udaljenim timovima može biti takav vihor.

2. Komunikacija

Većina ljudi složit će se da je komunikacija licem u lice najglađa. Profesionalci su nekada mogli ušetati u ured svog kolege i dobiti problem izglačan za minutu.

Sada su nam poštanske sandučiće poplavljene više nego ikad, a mi neprestano pingamo jedni drugima putem alata za razmjenu poruka. Kako se protok komunikacije značajno prebacuje na tehnologiju, mnogi otkrivaju da je teže surađivati ​​i dobiti odgovore koji su im potrebni u vremenu koje im treba.

3. Produktivnost

Kad kombinirate nedostatak strukture s blokovima u komunikaciji, rađaju se problemi s produktivnošću. To se odnosi na radno okruženje, ali se pojačava u osobnom okruženju gdje posao život balans je važnije nego ikad.

Ne znam za vas, ali ja sam najjasniji i najučinkovitiji kad sam u okruženju u kojem mogu taj fokus podijeliti sa istomišljenicima. To je velika prednost biti u uredu ... ali sada je to nestalo.

I čime je zamijenjen? Isto mjesto na kojem jedemo sladoled na kauču, drijemamo neselektivno i mislimo 'Stvarno bih trebao doći do toga' kad god vidimo našu divovsku hrpu rasklopljenog rublja.

Razgovarajte o miješanim signalima.

udaljeni rad određena mjesta

4. Povjerenje

Kada upravljate udaljenim timovima, od presudne je važnosti biti u stanju zadržati osjećaj povjerenja, pouzdanosti, timskog rada i cjelokupnog povjerenja da ih podržavate.

Ali kad se svi trude pronaći nove alate i procese - tada ih sve učinkovito komuniciraju - lakše je nego ikad izgubiti to samopouzdanje.

The istraživanje o tome nije se promijenilo bilo: Voditi udaljene timove mnogo je teže kad se vaš tim ne osjeća kao da ste u kontaktu s njihovim potrebama i željama.

Povrh toga, morate izračunati za sve dodatne izazove mentalnog i tjelesnog zdravlja koji dolaze s globalnom krizom javnog zdravstva.

Jednostavno i jednostavno: Menadžeri moraju raditi više nego ikad prije da bi podržali svoje timove.

Najbolji postupci za udaljene timove

1. Postavite dnevno ili tjedno vrijeme prijave

Baš kao što redovito održavate sastanke tima u uredu, prebacite te bebe na virtualno okruženje. Možda biste čak htjeli dodati dodatne prijave dok vaš tim ne pronađe svoj protok i stvari ne dosegnu vrhunsku glatkoću. Zatim možete ponovno procijeniti i odabrati smanjivanje ako smatrate potrebnim.

Za početak preporučujem postavljanje dnevnog sastanka od samo 15 minuta (ovisno o veličini vašeg tima, naravno).

Na tim sastancima možete se kretati u krug. To svakom članu tima daje priliku da kaže:

  • Što im je na tanjuru za dan ili tjedan
  • Ako imaju bilo kakve trenutne prepreke koje ih sprečavaju u izvršavanju bilo kakvih zadataka ili projekata
  • Što im treba od ostalih članova tima da bi uklonili te prepreke ili ubrzali stvari

Pokušajte učiniti vrijeme ugodnim za sve, poput 10 ili 11 sati ako imate redoviti radni dan od 9 do 5. To im daje malo vremena da biti produktivni sami ali im još uvijek omogućuje da rano riješe svoje prepreke kako bi imali vremena riješiti stvari.

kako upravljati daljinskim radom za timove

Izvor

2. Napišite radne tokove, procese i uloge

Rad s udaljenim timovima može postati vrlo zapetljan, vrlo brz. Kako sve svoje interne operacije prebacujete na virtualne, puno je koraka i predmeta koji mogu pasti između pukotina.

Najbolji način da osigurate da sve teče glatko je mapiranje što više možete. I ne mislim u tvojoj glavi.

što je instagram priča?

Stvoriti fizički dokumenti koji daju detaljne upute o tome kako bi stvari trebale biti gotove, kada bi trebale biti gotove i tko bi ih trebao raditi.

Ovi dokumenti mogu sadržavati:

  • Kontrolni popisi za svaki element projekta ili zadatka
  • 'Playbooks' koji duboko zaranjaju u protokole i procese
  • Dijagrami toka koji ilustriraju što učiniti u promjenjivim okolnostima
  • Predlošci, poput terenskih skripti ili izvješća, koje članovi tima mogu lako ispuniti

Stavite ove dokumente na zajednički pogon ili platformu za upravljanje projektima, tako da im svatko može pristupiti u bilo kojem trenutku.

Ovi praktični alati za daljinsko upravljanje timom uvelike pomažu u osiguranju da članovi tima ne budu usko čekani na informacije koje su nekad trebale pitati nekoga drugoga.

3. Proaktivno pitajte kako možete podržati svaku osobu

Svi se navikavaju na novi zamah stvari. Nitko ne misli da je ovo nevjerojatno i prozračno.

Da biste učinkovito upravljali udaljenim timom, morate pokazati svom timu da razumijete njihova iskustva. Također morate pokazati suosjećanje, obzirnost i spremnost da ih pokušate upoznati na pola puta.

Umjesto da čekate da se požale na stvari koje sisaju, pitajte ih kako možete učiniti da stvari sisaju manje. Nekoliko je načina na koje možete proaktivno dobiti povratne informacije:

  • Jednom tjedno tijekom grupnog sastanka pitajte sve njihove „ocjene sreće u timu“ na skali od jedan do deset.
  • Održavajte povremene pojedinačne sastanke kako bi svaki član tima imao priliku izraziti svoje misli s povjerenjem.
  • Šaljite ankete pomoću alata poput Google obrasci ili Anketni majmun .

Pitajte svaku osobu o tome što je vaš tim dobro učinio i što može poboljšati. Postavite ista pitanja o sebi kao vođi.

Zatim učinite što možete kako biste pomogli da premostite praznine i potaknete jači osjećaj zajednice, suradnje i samopouzdanja da dajete sve od sebe da se brinete o njima.

udaljeni timovi najbolje prakse

Izvor

4. Postignite ravnotežu između pravila i neovisnosti

Jesam li spomenula da je sada čudno vrijeme za sve?

Svaka osoba ima svoje jedinstvene okolnosti i svoj dnevni raspored kojeg se treba pridržavati. To se pojačava za ljude koji žive s malom djecom i ostalim obiteljima ili sustanarima, koji su sada svi skučeni kod kuće.

Neki će ljudi procvjetati novom utemeljenom neovisnošću. Neki će sve mrziti.

Naučiti upravljati udaljenim timom znači postići osjetljivu ravnotežu. S jedne strane, morate biti proaktivni u postavljanju jasne, čvrste strukture kako se svakodnevne aktivnosti mogu i trebaju izvoditi.

S druge strane, morat ćete omogućiti ljudima malo prostora za migovanje pronaći vlastiti tok i rituale - i shvatiti kako se posao uklapa u upravljanje njihovim osobnim životima.

Jedan od načina na koji to možete učiniti je postavljanje detaljnih okvira kako projekti trebaju biti dovršeni, ali više se usredotočite na krajnje ciljeve, umjesto na vrijeme potrebno za svaki pojedini korak.

Drugim riječima: Čuvajte te sveobuhvatne dokumente iz savjeta br. 2, ali najbolje razmislite o polaganju čekića kad ljudi ne zadovolje svaki pojedini detalj.

Najbolji alati za udaljene timove

Otkrićete da će primjena svih ovih najboljih praksi biti put lakše ako imate prave alate za upravljanje radom na daljinu.

Pregledajmo neke od najpopularnijih alata i softvera koji će vašem timu pomoći da postigne učinkovitost zvijeri.

1. Zum

Vjerojatno ste čuli puno o tomeZumako ga još ne upotrebljavate. Bila je popularna prije nego što je pala pandemija, ali njezina se upotreba povećala eksponencijalno. To možete potvrditi količinom Zoom memema kojima je internet sada ispunjen.

najbolji alati za udaljene timove

Zoom nudi besplatni račun koji vam omogućuje da se sastanete do 40 minuta s neograničenim pojedinačnim razgovorima. Osim toga, možete ugostiti do 100 sudionika.

sve različite web stranice društvenih medija

dva. Zatišje

Zatišjeje još jedan od onih alata za daljinsko upravljanje timovima koje vidite svugdje. I to zato što je to strašno.

Izvrsna je alternativa e-porukama, gdje ćete možda trebati satima čekati nešto za što bi trebalo 15 sekundi da biste čavrljali.

Možete stvoriti kanale za podjelu tema, poput kanala za svakog vašeg klijenta usluge ili kanala za svaki odjel u vašoj tvrtki. Zum vam također omogućuje integraciju alata za dijeljenje datoteka i glasovne ili video pozive.

labav za udaljene timove

3. Trello

Trellojednostavan je, ali lijep alat za upravljanje projektima koji vam omogućuje da velike projekte podijelite na pojedinačne zadatke, tako da nikad ništa ne ostane iza vas.

Ovaj softver za daljinsko upravljanje timom koristi Kanban metoda , koji vam pomaže vizualizirati tijek rada, umjesto da gledate dugačke, zamorne zidove teksta i popise obveza.

Možete lako vidjeti gdje su svi u njihovom projektu, što pojačava komunikaciju, a da ne trebate prokušati svakog člana tima radi ažuriranja statusa. I sve je to omotano super jednostavnom funkcijom povlačenja i ispuštanja.

alati za daljinsko upravljanje timom

možete li podijeliti instagram post

Četiri. LastPass

Jeste li ikad morali čekati cijeli dan nakon što ste od člana tima zatražili jednu lozinku? Imam, i to je najgore.

Alat za upravljanje lozinkom poputLastPasssjajan je način da sve bude na jednom sigurnom mjestu, gdje mu svatko može pristupiti kad god zatreba.

Ovaj softver za daljinsko upravljanje timovima ima izvrsne recenzije i puno povjerenja u industriji, tako da ne trebate brinuti o sigurnosti. Samo unesite sve lozinke i budite sigurni da više nitko neće dobiti uska grla zbog prijave.

softver za daljinsko upravljanje timom

5. Kalendarski

Ako se vi i vaš tim iznenada utopite na sastancima Zoom, alat za raspoređivanje poputKalendarskimože vam pomoći u upravljanju sastancima - i vašim dragocjenim vremenom.

Integrira se s vašim kalendarom na Googleu, iCloud-u, Office365-u ili Outlooku i automatski ažurira vašu dostupnost na temelju vaših želja. Tada svatko tko želi razgovarati s vama može odabrati vrijeme iz raspoloživih terminala.

Nema više e-mailova naprijed-natrag. Samo glatka plovidba i više vremena za pravi posao.

kalendarski za daljinski

6. Zapier

Ako ste spremni povisiti razinu svoje učinkovitosti,Zapierima mnoštvo funkcionalnosti za automatizaciju različitih aspekata vašeg poslovanja.

Ovaj softver za upravljanje radom na daljinu integrira se i povezuje više od 2000 drugih aplikacija. Premješta informacije tako da možete imati kontinuitet, a da ne morate ručno dodavati iste podatke na različita mjesta.

Možete postaviti 'okidače' tako da se kada se dogodi jedna stvar izvrši neka radnja. Evo samo nekoliko desetaka tisuća primjera:

  • Spremite datoteku u Dropbox nakon što vam je netko pošalje u Slack
  • Automatski objavite svoje nove WordPress članke na LinkedIn-u
  • Pošaljite e-poštu putem Gmaila kada se ažurira redak Google tablica
  • Stvorite novu Trello karticu iz događaja Google kalendara

Postoji toliko mnogo mogućnosti. Pogledajte i uvjerite se sami.

zapier

Upravljanje udaljenim timovima poput šefa

Nitko se ne čudi kad čuje da vi i vaš tim možda imate dodatnih izazova dok se krećete pandemijom i prelazite na virtualni posao.

Da biste naučili kako upravljati radom na daljinu za svoj tim, trebat ćete na nekoliko velikih načina da se popnete do vodeće ploče. Neki od ovih načina bit će vam poznati, ali neki će se osjećati potpuno novo.

Sve je u načinu na koji to rješavate.

Najbolji virtualni vođe neprestano nastojte uravnotežiti razmišljanje, planiranje i učinkovitost prema naprijed uz malo kreativnosti, elastičnosti i suosjećanja s iskustvima tima.

Ne trebate čak ni savršeno uspostaviti ovu ravnotežu. Samo je rad na tome svaki dan važan.

Želite saznati više?



^